Dia menambahkan, JRA digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip yang merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
"JRA ini merupakan komponen program manajemen arsip dan menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga yang menciptanya. JRA juga berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, nasib arsip, apakah dimusnahkan, disimpan, atau permanen. Di samping itu juga merupakan dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sebagai dasar hukum penyusutan," simpulnya. (AY)